Visitenkarten, Verfallsdatum und Klebstoff

Was machen mit Visitenkarten? Auf alle Fälle nicht in die Sackgasse laufen, sondern eine Beziehung zu den Kontakten hinter den Karten aufbauen.

Die Veranstaltung, der Kongress, die Tagung – sie sind vorbei und wir reisen mit einer ordentlichen Ausbeute an Visitenkarten nach Hause. Wie kamen wir zu den Karten? Einige wurden erbeten, andere angeboten, einige wurden mit der unsrigen getauscht, weil andere ihre Karten getauscht haben und einige wurden uns nachgerade aufgedrängt und nur Höflichkeit hinderte uns daran, sie abzulehnen oder zurückzuweisen. Jetzt müssen wir etwas mit den Karten anfangen und sie für die Netzwerkarbeit bewerten und dann nutzen.

Wir befinden uns hier in einem richtig engen Flaschenhals – für viele ist er aber bereits eine Sackgasse, weil es nach dem Kartentausch mit dem Netzwerken irgendwie nicht weiter voran geht.

Die Karten liegen breit ausgefächert auf dem Schreibtisch am Tag nach dem wichtigen Ereignis, doch wie geht es nun mit den Kontakten weiter?

Die wichtigste Aufgabe nach der ersten persönlichen Begegnung ist, dem anderen nun schnell die Bereitschaft zur Fortsetzung des Kontakts zu signalisieren. Die frische Beziehung ist fragil und trägt nicht weit – sie hat, um es mit einem Beispiel aus einem anderen Bereich zu sagen – nur ein kurzes Verfallsdatum. Es gibt einfach noch nicht viele Gemeinsamkeiten, noch keine längere gemeinsame Erfahrung – es gibt einfach noch zu wenig Klebstoff zwischen uns. Um den Kontakt fortzusetzen, zu vertiefen und später auch leichter nutzen zu können, ist ein Signal an den gestrigen Gesprächspartner notwendig. Das Signal erfüllt vier Aufgaben:

1. Es bestätigt den erstmaligen Kontakt,

2. zeigt Bereitschaft, den Kontakt fortzusetzen,

3. drückt Wertschätzung gegenüber dem Gesprächspartner aus und

4. erfragt die Sichtweise des Gesprächspartners.

Was hat es gerade mit dem letzten Punkt auf sich?

Machen wir es uns noch einmal deutlich: wir hatten gestern erstmals mit einem uns bislang fremden Menschen zu tun. In dem Gespräch entwickelte sich eine Beziehung, die von meiner Seite aus so weit ging, mir eine Fortsetzung des Gesprächs und des Kontakts vorstellen zu können. Das muss natürlich noch lange nicht die Sichtweise meines Gesprächspartners sein. Ich kann mich ja in meiner Einschätzung täuschen. Für den anderen war es vielleicht ein angenehmes Gespräch, aber ein Wunsch nach Fortsetzung des Kontakts besteht von seiner Seite aus gar nicht.

Die Technik, die Sichtweise des Gesprächspartners in Erfahrung zu bringen heißt: Die erste Mail nach dem Visitenkartentausch. Es ist wichtig, eine Mail (und z.B. keinen Telefonanruf) zu wählen, weil die Antwort nämlich dem Gesprächspartner auch eine gewisse Mühe abverlangt und damit ein Zeichen ist, wie wichtig ich ihm als Person bin und ob die Fortsetzung des Kontakts überhaupt für ihn in Frage kommt.

Wer die Wahl hat, hat die Qual

Tatsächlich bekommen aber nicht alle gestrigen Visitenkartengeber von mir heute eine Mail. Zuerst einmal fallen alle diejenigen raus, an deren Gesicht ich mich heute nicht mehr erinnern kann. Das sind mehr Menschen als man manchmal denkt. Weil das manchem auch bewusst ist, gibt es inzwischen Visitenkarten mit den Porträts der Personen. Darüber kann man unterschiedlich denken und urteilen, doch die Assoziation einer Briefmarke ist sicher nicht weit hergeholt. Eine Mail bekommen von den jetzt übriggebliebenen Visitenkartengebern diejenigen, bei denen ich mir eine sofortige Fortsetzung des Gesprächs vorstellen kann. Das muss freilich nicht heißen, dass unser gestriges Gespräch immer sehr fachlich oder inhaltsreich war, es kann auch einfach ein unterhaltsames Plaudern gewesen sein.

Die Mail an den neuen Kontakt ist kurz, hat eine klare Struktur und ist so geschrieben, dass sie auch neben einem Telefonat gelesen und verstanden werden kann – eigentlich eine gute Regel für alle geschäftlichen Mails.

Die Struktur sieht folgendermaßen aus:

*Hinweis auf das Treffen am gestrigen Tag

*Nennung des Themas, über das wir uns gemeinsam unterhielten.

*Positive Wertung des Gesprächs und ev. Nennung eines besonders bemerkenswerten (thematischen) Punkts.

*Ausdruck der Bereitschaft und Hoffnung, in Kontakt zu bleiben und das Gespräch fortzusetzen.

Von den oben genannten vier Aspekten der Mail haben Sie nun bereits drei untergebracht. Der vierte Punkt erfüllt sich durch das Zutun des Gesprächspartners. Wir unterstellen, dass jeder Mailempfänger, der Interesse an Ihrer Person, Ihren Themen und der Fortsetzung des Kontakts hat, innerhalb einer Woche antworten wird. Eine Out-of-office-Antwort zählt in diesem Fall als Antwort und die Frist beginnt mit der Rückkehr erneut zu laufen.

Wer innerhalb einer Woche keine Antwort schafft und sei es auch nur einen kurzer Zweizeiler des Inhalts, gerade in Eile zu sein und bald zu antworten, wer also noch nicht einmal das hinbekommt, für den bin ich als Kontaktpartner nicht wichtig und es würde bestenfalls ein asymmetrischer Kontakt dabei herauskommen. Mit der Antwort auf meine Mail in der Frist von einer Woche habe ich eine Möglichkeit, einschätzen zu können wie wichtig ist dem Gesprächspartner bin. Freilich ist die Frist von einer Woche nur eine Daumenregel, aber eine ziemlich wirksame – denn tatsächlich antworten die meisten Menschen bereits innerhalb dieses Zeitraums.

Jetzt stehen alle Möglichkeiten offen, den Kontakt weiter zu entwickeln und dann auch zu nutzen. Wenn wir diesen Weg nun weiter beschreiben, kommen wir schnell zum Austausch zwischen den Partnern und begegnen den materiellen und immateriellen Motivatoren.

Was bleibt?

Wer den Austausch von Visitenkarten bereits für die größte Hürde des Netzwerkens hält, irrt sich. Dass merkt er spätestens dann, wenn er zu Hause vor den Karten sitzt. Das Vertrauenssignal, das in dem Wunsch nach weiterem Austausch besteht. Eine knappe Mail, die freundlich und wertschätzend an das gestrige Gespräch erinnert, ist vielleicht der Anfang einer neuen und für beide Seiten gelingenden geschäftlichen Beziehung.

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